懇親会の会費集金 — 幹事がやることと集め方

懇親会の会費集金とは、会場費・飲食費・景品代などを参加者から取りまとめる実務のことです。社内の部署懇親会、取引先を交えた懇親会、セミナー後の懇親会など開催の文脈によって会費に含める範囲が変わるため、通常の飲み会より先に「何にいくらかかるか」を確定させる必要があります。セミナーとセットになった懇親会の会費の分け方は懇親会つきセミナーの会費の分け方で、挨拶の文例は懇親会 幹事の挨拶・進行 文例集で別にまとめています。

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   人数・会場を確定する

   懇親会は本会(会議・セミナーなど)の参加人数に連動することが多いため、本会の出席予定をもとに人数の目安を固め、会場を確保します。

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   会費の内訳を決める

   会場代・飲食費のほか、ビンゴやくじ引きなどの景品代を用意する場合は分けて考えます。会社補助がある場合は、補助額と自己負担額を先に分けておきます。

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   集金方法を案内する

   事前決済にするか当日集金にするかを決め、開催案内と同じタイミングで知らせます。参加・会費の連絡を同時に済ませると、当日までの回収率が上がります。

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   当日の受付・精算をする

   未払いの人の回収と、立て替えた会場代・飲食費の精算を当日中に終わらせます。余った会費や景品代の扱いも合わせて決めておくと解散がスムーズです。

懇親会の会費で揉めやすいのは、会場代・飲食費以外の費目をどこまで会費に含めるかです。会社主催の懇親会は補助が出る場合もあり、個人の自己負担額との線引きをあらかじめ決めておく必要があります。

• 会場代・飲食費 — 懇親会の中心となる費目。参加人数によって1人あたりの金額が変わる。
• 景品代 — ビンゴやくじ引きなどを行う場合に発生。会費に含めるか、会社の福利厚生費から別に出すかを決めておく。
• 会社補助の有無 — 補助が出る場合、補助額と自己負担額を分けて案内すると、後から説明がしやすくなる。

会場への支払いが先払いになる懇親会では、参加者からの会費回収が遅れると幹事の立て替え期間が延びてしまいます。開催案内を送るタイミングで、会費の金額と支払い方法も一緒に知らせるのが実務的です。会費を封筒で受け取る場合の書き方は飲み会の会費を封筒で渡すときの書き方にまとめています。

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