社員旅行の幹事は誰がやるべき? 若手だけに任せない体制の作り方

社員旅行の幹事とは、日程調整や会場・旅行会社とのやり取り、会費の集金・管理までを担う役割のことです。誰に任せるかは、大きく「総務・人事が主導する」「若手が持ち回りで担う」の2パターンに分かれます。どちらを選んでも、参加者からお金を預かり旅行会社に支払う役目は、最終的に主催側に残りやすいという共通点があります。

総務・人事が主導すると、日程調整や会場・旅行会社とのやり取りを引き受けられるため、現場の社員は参加するだけで済みます。一方で、行き先や日程の希望が現場に聞かれないまま決まり、「参加したいが都合が合わない」という不満が出やすくなります。

• 長所: 旅行会社とのやり取りや契約関係の経験があり、トラブル時の対応力が高い
• 長所: 会社補助の有無や予算の扱いを、人事側の判断とすり合わせやすい
• 短所: 現場の希望 (行き先・時期) が反映されにくい
• 短所: 参加率の低さを「社員旅行離れ」と捉えられ、継続判断に影響することがある

若手の持ち回りで担うと、現場の希望が反映されやすくなりますが、幹事経験のない人が初めて会費の集金や旅行会社とのやり取りを担うことになり、負担が重くなりがちです。さらに「若手の仕事」という扱いが固定すると、同じ人や同じ年代に負担が集中します。

総務が主導しても、若手が持ち回りで担っても、参加者からお金を預かり旅行会社に支払う役目は、責任の所在を明確にする必要があるため主催側に残りやすい仕事です。この部分だけでも負担を分散させれば、「誰が幹事をやるか」の悩みそのものを小さくできます。

幹事Pay を使えば、会費の案内・集金・記録をツールに任せられます。参加者ごとの支払い状況が自動で記録されるため、担当者が毎年変わっても引き継ぎがしやすくなります。料金はFree ¥0・Basic ¥480・Pro ¥1,480・Business ¥5,980 (税抜・月額、幹事Pay調べ) の4段階で、決済は月60件まで無料です。