小規模カンファレンスの参加費集金 — 100人規模を運営チームで回す

30人の勉強会と100人のカンファレンスでは、集金で効いてくる要素が変わります。

見落とされやすいのが最後の行です。会場費の前金が数か月前に出ていくため、参加費の入金より先に支払いが来ます。主催者が立て替える形になるので、早い段階から参加費を受け取れる設計にしておく必要があります。

参加費は3か所で分岐します。チケット種別・懇親会の有無・当日券かどうかです。分岐が増えるほど、受付で「この人は何を払っているか」の確認が増えます。

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   名札で見分けられるようにする

   懇親会に参加する人の名札だけ色を変える、記号を入れるなどして、受付でも懇親会場でも目で判断できるようにします。名簿を都度めくるのは人数が増えるほど非現実的です。

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   懇親会費は本編と分けて集める

   本編だけの人が一定数いるので、まとめて集めると精算が複雑になります。分け方は別記事にまとめてあります。

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   当日券は種別を1つに絞る

   当日に早割も学割もあると受付が止まります。当日券は1種別・1金額にして、その場の判断をなくします。

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   事前決済済みの人は名前の確認だけにする

   受付で現金が動く列は必ず遅くなります。当日券の列は物理的に分けます。

カンファレンスは運営チームで回します。ここで起きるのが入金情報の分散です。Aさんが集めた現金、Bさんが受けた振込、Cさんが把握しているキャンセル。合計が誰にも分からなくなります。

• 受け取り口を1つにする — 複数の口座やアカウントで受けない
• 現金を受け取る人を決める — 当日券の担当を1人に固定し、その人だけが記録する
• 残高を見る人を決める — 全員が見られる状態にしつつ、締めるのは1人
• 立て替えはその日に記録する — 誰が何をいくら立て替えたかを当日中に残す

幹事Payは参加者ごとに支払い状況を持ち、現金で受け取った分も同じ画面に記録できます。運営の誰が見ても同じ数字になるので、当日の終わりに合計を突き合わせる作業が要りません。立て替えの回収は立て替え精算の完全ガイドにまとめてあります。