朝活・定例会の会費 — 毎回集めるか、まとめて先に受け取るか

どれが優れているという話ではなく、顔ぶれが固定かどうかで向き不向きが決まります。

判断の目安はリピート率です。過去3か月で「2回以上参加した人」が参加者の半分を超えているならまとめ払いが機能します。毎回ほぼ入れ替わっているなら、都度払いのままが無難です。

まとめ払いは「先にお金を預かる」形になります。使い切れなかったときにどうするかを決めないまま始めると、やめるときに揉めます。

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   有効期限を決める

   「5回分を6か月以内に」のように期限を切ります。期限が無いと、何年も前の分を主張されたときに断れません。期限は募集の時点で書いておきます。

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   使い切れなかった分の扱いを決める

   失効とするのか、返金するのかを決めます。どちらでも構いませんが、決めていないことだけが問題になります。

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   誰が何回残っているかを記録する

   主催者の記憶に頼ると必ずずれます。名簿に残回数の欄を作り、参加のたびに減らします。参加者からも見える形にできるとなお良いです。

最も手間が少ないのが月会費です。参加の有無に関わらず定額なので、毎回の集金が消えます。ただし参加率が落ちた人から離脱していく性質があるので、会の価値が参加以外にもある場合に向きます (資料の共有、メンバー間のつながりなど)。

月会費にするなら、入会・退会の締め日と日割りの有無を先に決めます。月の途中で入った人から満額をもらうのか、翌月開始にするのか。ここを決めていないと、その都度判断になって人によって条件が変わります。決め方はオンラインサロンの入会・退会ルールの決め方にまとめてあります。

幹事Payは都度の集金にあたり、前回の設定 (件名・金額・メンバー) を複製して次回を作れます。継続課金の仕組みは持たないので、月会費で運用する場合も「毎月1回まとめて請求を出す」形になります。毎月のサイクルの組み方はオンラインサロンの月会費を集める方法が参考になります。