懇親会つきセミナーの会費の分け方 — セット制・オプション制・当日申告制

本編と懇親会の会費を最初から1つにまとめると、申込のハードルが上がります。本編だけ参加したい人が、懇親会分の会費を理由に申込自体をやめてしまうためです。とくに平日夜のセミナーでは、懇親会まで残れるかどうかが読めない参加者が一定数います。

一方で、会費を完全に分けてしまうと、懇親会の申込が本編とは別の作業になり、案内が煩雑になります。会場や仕出しへの発注人数を確定させたい主催者側の都合と、参加者側の都合を両立させる必要があります。

迷う場合はオプション制から始めるのが無難です。本編の申込フォームに懇親会参加のチェック欄を1つ足すだけで実装でき、締切を本編より数日後ろに置けば、本編の参加者数を先に固めつつ懇親会の発注人数も無理なく確定できます。

オプション制を選んだ場合、本編と懇親会で締切を分けます。懇親会の締切は、会場や仕出しへの発注期限から逆算して決めます。

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   会場・仕出しの発注期限を確認する

   多くの飲食店や仕出し業者は、開催の2〜3日前が人数変更の最終期限です。この期限を先に押さえてから、参加者向けの締切を決めます。

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   懇親会の締切を本編より前に置く

   「本編の申込は開催前日まで、懇親会の参加確認は開催3日前まで」のように、懇親会の締切を先に設定します。順番を逆にすると、発注期限に間に合いません。

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   支払いのタイミングを締切と揃える

   懇親会費の支払いを締切と同時に済ませてもらうと、参加人数と入金済みの人数が一致し、当日の受付で照合する必要がなくなります。幹事Pay のオンライン決済 96 件の集計では、24時間以内に52%が支払いを済ませていました (幹事Pay調べ・2026年9月時点)。締切の直前ではなく数日前に案内を出すと、この層を取りこぼしません。

幹事Pay は本編と懇親会を別々の請求として作れるため、懇親会だけ参加者を絞った請求を発行できます。支払い済みかどうかが参加者ごとに1つの画面で分かるので、当日の受付では名前を確認するだけで済みます。