懇親会の領収書 — 店の1枚を、参加者の人数分にどう分けるか

混乱の原因は、性質の違う2枚を同じ「領収書」という言葉で呼んでいることにあります。1段目はお店が幹事に出すもので、会計の事実を証明します。2段目は幹事が参加者に出すもので、参加者が自分の負担分を払った事実を証明します。前者は1枚しかなく、後者は人数分あります。

よくある失敗が、お店の領収書をコピーして参加者に配ることです。同じ会計に対する証憑が複数流通することになり、受け取った側が経費精算に出すと二重計上の原因になります。多くの会社では原本の提出を求めるため、コピーは受け付けられません。

参加者に渡す書面は、お店の領収書の代わりではなく、幹事が受け取った会費に対する領収書です。発行者は幹事(または主催団体)、金額は按分した1人分になります。ここを混同すると、受け取った側も何の書類か分からなくなります。

但し書きに会の名称と日付を入れておくと、受け取った側が経費精算に出すときに説明しやすくなります。「懇親会費として」だけだと、いつのどの会か分からず、差し戻されることがあります。

懇親会の費用を会社の経費として処理する場合、お店の領収書だけでは足りないことがあります。誰が参加したのかが分からないと、費用の性質を判断できないためです。多くの会社では、領収書に加えて次のような情報を求められます。

• 開催日と場所
• 参加者の氏名 (社外の人がいる場合は会社名も)
• 参加人数
• 目的 (何のための会か)
• 1人あたりの金額

これらは領収書の裏に手書きで足すこともできますが、参加者が多いと書ききれません。集金の記録がそのまま参加者一覧になっていれば、提出するのは領収書とその一覧の2点で済みます。

参加者が10人を超えると、宛名と金額を1枚ずつ書く作業は現実的ではありません。集金をオンラインで受け取る形にすると、支払いが完了した時点で参加者ごとの電子領収書が自動で発行されるため、この作業自体がなくなります。

幹事Pay は、会費の集金URLを送るだけで参加者が登録なしに支払える集金サービスです。1枚の会計を人数で割ったときは、按分した金額を記載した「割り勘領収書」を参加者ごとに発行できます。お店の領収書の原本は幹事の手元に1枚残るため、会社の経費処理はそのまま進められます。