新歓会の会費集金 — 幹事がやることと会費の決め方

新歓会の会費集金とは、新入生歓迎会の会場費・飲食費を参加者から取りまとめる実務のことです。飲み会の集金をスマートに終わらせる方法と流れは似ていますが、参加する新入生の人数が開催直前まで確定しにくいという点が異なります。

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   日程・会場を決める

   新入生はサークル見学や他団体の新歓会とスケジュールが重なりやすいため、候補日を複数出し、会場も人数変動に対応できる店を選んでおくと調整がしやすくなります。

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   先輩と新入生で会費を分ける

   先輩が多めに負担する、新入生は会費を割引・無料にするなど、団体によって考え方が分かれます。あとで揉めないよう、新入生に声をかける前に内訳を決めておきます。

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   出欠を早めに締めて会費を案内する

   出欠の締め切りをお店への人数連絡の期限より前に設定し、確定した人数で会費を案内します。

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   当日集めて精算する

   新入生は現金を用意し忘れていることもあるため、集金方法を複数用意しておくと当日の進行が止まりにくくなります。

新歓会で最初に決めておきたいのが、先輩と新入生の会費を同額にするか、差をつけるかです。どちらが正しいという決まりはなく、団体の慣例やサークル予算の有無によって考え方が分かれます。

• 同額にする — 内訳がシンプルで、案内文も1種類で済む。
• 新入生を割引・無料にする — 先輩が多めに負担する形。入会を迷っている新入生への配慮として使われることがある。
• サークル予算から一部補助する — 部費・サークル会費から新歓会の一部を補助し、個人の負担を抑える団体もある。予算の管理は別記事を参照。

新入生は複数のサークルを見学中で、新歓会への出欠を直前まで決めない人が多くいます。お店への人数連絡の期限ぎりぎりまで出欠を待ってしまうと、会費の案内や集金の時間が足りなくなります。

• 出欠の締め切りを、お店への人数連絡期限より数日前に設定する
• 締め切り後に増えた参加希望者への対応方法(当日払い可否など)を先に決めておく
• 当日キャンセルが出た場合の会費の扱い(返金するか、次回に繰り越すか)を案内文に明記する

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