集金の締切はいつにすべきか — 実データから決める期限と催促のタイミング

注目したいのは、1時間以内に23%が払っている一方で、48%は24時間を超えている点です。平均的にだらだら遅れるのではなく、「見てすぐ払う人」と「後回しにする人」にはっきり分かれます。中央値が23.8時間というのは、この2つの山の間に線が引かれている、という意味です。

翌日を締切にすると、データ上は約半数が間に合わないことになります。かといって2週間後にすると、後回しにする層は締切直前まで動きません。待っている期間だけが伸びて、幹事の確認作業が増えます。

3〜4日にしておくと、すぐ払う層はその日のうちに終わり、後回し層も週末や次の平日で処理できます。開催日の1週間以上前に案内を出すなら、締切は「案内の3〜4日後」に置き、開催日とは切り離すほうが回収は早く終わります。

催促は多いほど嫌がられ、少なすぎると回収できません。分布を踏まえると、締切当日と、その2日後の計2回で大半が片付きます。

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   案内 (0日目)

   金額・支払い方法・締切日を1通にまとめて送ります。ここで23%がすぐ払います。

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   1回目の催促 (締切当日)

   「本日締切です」と全体に1通。名前は出さず、未払いの人にだけ届く形が理想です。

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   2回目の催促 (締切の2日後)

   ここで残っている人は忘れているだけのことが多いので、短い文で構いません。

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   個別対応 (それ以降)

   2回送って動かない人は、事情があるか連絡手段が届いていません。一斉送信をやめ、個別に確認します。

1回目と2回目は全員宛てではなく未払いの人だけに送るのが重要です。すでに払った人に催促が届くと、「払ったのに」と手戻りの連絡が発生し、幹事の仕事が増えます。

締切を設計しても、現金でしか払えない人は当日まで払えません。この層を最初から締切の対象に含めると、未払い一覧がいつまでも減らず、本当に忘れている人が埋もれます。

• 案内の時点で「現金の方は当日受付で結構です」と明記する
• 現金予定の人は、名簿上で「当日回収」と分けておく
• 催促の対象は、オンラインで払う予定の人だけにする

幹事Pay では、現金で受け取った分も同じ画面に記録できるため、オンライン決済と現金が混ざっていても未払い一覧は1つのままです。誰にまだ声をかけていないかが一目で分かるので、催促の対象を絞る作業が要りません。