習い事の会費・集金 — 休会・振替時の扱いを先に決める

• 入会費 — 入会時に1回だけ発生する費用。教材や用具の準備にあてることが多い。
• 年会費 — 教室の運営費や設備維持費として、年に1回まとめて集める費用。
• 月謝(月会費) — 毎月の指導料として継続的に集める費用。会費集金の中心になる部分。

この3つを分けずに「会費」とまとめて案内すると、保護者側が「今回は何の費用か」を把握しづらくなります。案内文では、どの費目をいつ集めるのかを分けて書くと問い合わせが減ります。

習い事の集金で最も問い合わせが集まりやすいのが、休会したときに月謝をどう扱うかです。体調不良や旅行で1回だけ休む場合と、1ヶ月以上通わない休会とでは、扱いを分けて考える教室が多くあります。

• 1〜2回程度の欠席 — 振替授業を用意するか、月謝は変えずそのまま扱うかを決める。
• 1ヶ月以上の休会 — 全額免除・半額・休会費(月謝より低い固定額)のいずれにするかを決める。
• 退会 — 退会月の月謝をどこまで扱うか(月単位か日割りか)を決める。前払いしている年会費の返金有無も合わせて決めておく。

月謝のように毎月同じ金額を集める場合、幹事Payは自動で引き落とすしくみではなく、都度の支払いURLを送る形で運用します。前回作成した案内(金額・期限・窓口)を複製して、翌月分の支払いURLを新しく発行すれば、毎月同じ文面を作り直す手間を省けます。休会中の会員は、その月だけ案内を送らない、または休会費の金額で案内を作り直すことで対応できます。

幹事Pay なら、会員登録不要で支払いURLを送るだけで月謝を集められます。Apple Pay / Google Pay / クレジットカード / PayPay / 銀行振込から支払い方法を選べるほか、現金で受け取った分も記録として残せます。参加者ごとの支払い状況を一覧で確認できるため、「誰がまだ今月の月謝を払っていないか」を毎回手作業で探す必要がなくなります。Free プランは¥0/月で決済は月60件まで無料です(Free はカード決済に非対応)。