忘年会幹事の完全ガイド — 段取り・お店予約・会費集金の逆算スケジュール

ポイントは2つ。お店は10月中に仮押さえすること (12月の金曜・第2〜3週から埋まっていきます)、そして集金を「当日」から「事前」へ前倒しすることです。この2つを押さえるだけで、幹事の12月は劇的に軽くなります。

• 候補日は複数用意して仮予約 — 本命日程が取れない前提で、金曜以外 (木曜・月曜) も候補に入れると選択肢が広がる。
• 予約時に確認すること — コース料金と飲み放題の内容 / 人数変更の締切日 (何日前まで無料か) / キャンセルポリシー / 会計方法 (まとめ払いか、個別会計可か)。
• 人数変更締切をそのまま「出欠締切」にする — お店の締切より2〜3日早く社内締切を設定しておくと、調整の余裕が生まれる。

会費は「コース料金+飲み放題+数百円のバッファ」で決めるのが基本です。バッファは幹事の立て替えを防ぐ保険で、余れば二次会や景品に回します。上司に多めに出してもらう傾斜配分を使う場合は、先に倍率 (例: 役職者1.5倍) を決めてから逆算します。端数は100円単位に丸めると、現金派の支払いも含めてスムーズです。

忘年会の集金を当日現金にすると、受付が混み、釣り銭が要り、ドタキャン分は幹事の持ち出しになります。事前徴収に切り替えれば、この3つが同時に消えます。

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   出欠確定と同時に支払いURLを送る

   「出席の方はこちらから会費の事前決済をお願いします」と出欠確認に添えるだけ。出欠と支払いが同時に完了します。

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   早割・当日上乗せで事前払いに誘導

   「12月5日までの支払いは500円引き」のような早割を設定すると、締切前に支払いが集中し人数確定が早まります。

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   締切3日前、未払いの人だけにリマインド

   全体向けの「まだの方お願いします」は効きません。未払い一覧から該当者だけに個別に送るのが最短です。

• 受付: 事前支払い済みの人はQRコードのスキャンだけで受付完了。当日現金の人は受け取って「現金受領済み」として記録。
• 乾杯・締めの挨拶の依頼: 当日ではなく前日までに依頼しておく (役職順が基本)。
• 会計: 事前徴収済みなら、幹事がお店にまとめて支払うだけ。レジ前の割り勘タイムは発生しない。
• 領収書: 経費精算が必要な参加者には、宛名入りの電子領収書 (割り勘領収書) が支払い時に自動発行されている。

幹事Pay なら、イベント作成→会費設定→出欠連絡にURLを貼る、の3手で事前徴収が始まります。参加者は会員登録不要で、Apple Pay / Google Pay / クレジットカード / PayPay / 銀行振込から支払い方法を選べます。Free プラン ¥0/月・決済は月60件まで無料、PayPay・銀行振込・現金記録は手数料0円です。