協賛金と参加費を分けて管理する — 混ぜると収支が読めなくなる

最後の行が重要です。協賛金は固定費を先に埋めるお金なので、決まった時点で損益分岐に届く人数が下がります。逆に言えば、協賛ありきで設計すると、取れなかったときに打つ手がありません。計算の仕方はカンファレンスで赤字を出さない収支設計にまとめました。

協賛は相手がある話なので、条件が曖昧なまま進むと後で調整が効きません。募集する前に決めておきます。

• プランと金額 — 3段階程度。それ以上は説明も管理も重くなる
• プランごとの提供内容 — ロゴ掲出の場所とサイズ、ブースの有無、登壇枠の有無、無料招待の人数
• 申込の締切 — 印刷物に載せるなら、入稿日から逆算した締切が必要
• 支払い条件 — 請求書の発行時期と支払期限。開催前に受け取るのか、後払いを認めるのか
• 中止になった場合の扱い — 返金するのか、次回に振り替えるのか

3つ目は見落とされやすい項目です。ロゴを印刷物に載せるなら、入稿日が実質的な締切になります。これを決めずに募集すると、直前に決まった協賛先を載せられず、気まずい説明をすることになります。

協賛金は件数が少ないぶん、1件あたりの金額が大きく、入らなかったときの影響が大きいのが特徴です。参加費のように「何人か未払い」で済みません。

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   条件が固まったら書面にする

   プラン・金額・提供内容・支払期限をまとめて、相手の担当者に確認してもらいます。口頭だけで進めると、担当者が変わったときに条件が消えます。

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   請求書を出す

   法人は請求書がないと社内の支払い処理が始まりません。発行のタイミングを決めておかないと、開催後になることがあります。請求書と領収書の違いは別記事にまとめてあります。

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   入金予定日を管理する

   相手の支払いサイクル (月末締め翌月末払いなど) によっては、開催後の入金になります。前金が必要なら、その旨を条件に入れておきます。

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   入金を参加費と別に記録する

   同じ帳簿でも欄を分けます。合計だけだと、参加費が足りていないことに気づけません。

参加費のほうは、幹事Payのように参加者ごとに支払い状況が残る仕組みにしておくと、協賛金の入金と混ざりません。記録の残し方は参加費の入金記録の残し方が参考になります。