参加費の入金記録の残し方 — 「誰からいくら」をあとから説明できる形に

会計の知識がなくても、次の5つが揃っていれば「何の入金か」は説明できます。増やすほど続かなくなるので、ここから始めます。

とくに4つ目の対価の内容が抜けがちです。入金の履歴には金額と日付しか残らないため、同じ金額の講座を複数開いていると、あとから区別できなくなります。

通常の入金は自然に記録されます。崩れるのは例外が起きたときです。起こる例外は3つに絞られます。

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   返金したとき — 元の行を消さない

   受け取った記録を消して「なかったこと」にすると、入金の履歴と合わなくなります。元の行はそのまま残し、返金を別の行として日付・金額・理由とともに追加します。

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   現金で受け取ったとき — その場で記録する

   現金は履歴がどこにも残りません。あとでまとめて入力しようとすると必ず抜けます。受け取った時点で、名簿に印を付けるところまでを一連の動作にします。

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   手数料が引かれたとき — 引く前と後を両方残す

   参加者が払った額と、手元に入った額が違う場合があります。どちらか一方しか記録していないと、参加者への説明と自分の収支のどちらかが合わなくなります。

記録が溜まって手に負えなくなるのは、締めていないからです。その月の入金を月内に確定させるだけで、あとから振り返る作業はほぼ消えます。

• その月に発生した請求のうち、入金済みと未収を確定させる
• 未収は翌月に持ち越すのではなく、「◯月分の未収」として月を明記して残す
• 返金・現金・手数料の例外が、その月の中で処理済みか確認する
• 確定したら、その月の行はもう触らない

最後の「触らない」が効きます。過去の月を遡って修正できる状態にしておくと、どの時点の数字が正なのか分からなくなります。訂正が必要なときは、過去の行を書き換えるのではなく、当月に訂正の行を足します。

幹事Pay は、参加者ごとに支払い状況を持ち、現金で受け取った分も同じ画面に記録できます。誰がいつ何に対していくら払ったかが1か所に残るため、締める作業は「その月の未収を確認する」だけになります。

勘定科目をどうするか、消費税の扱いがどうなるか、経費にできるかどうか。これらは活動の内容や規模によって判断が分かれるため、この記事では扱いません。税理士や所轄の税務署にご確認ください。

相談する側でできる準備は、判断の材料を揃えておくことです。ここまでに挙げた5項目と3つの例外が残っていれば、相談の場で「これは何の入金ですか」と聞かれて詰まることはありません。記録が無い状態で相談に行くと、まず記録を作るところからやり直しになります。