カンファレンス・イベントが中止・延期になったときの返金対応

中止は開催そのものがなくなるため、集めた参加費に対応する催しが存在しなくなります。一般的な考え方としては全額を返金するのが原則です。延期は開催自体は行われるため、「新しい日程に参加できるかどうか」で対応が分かれます。契約上の扱いなど法的な判断が必要な場面では、弁護士や消費生活センターにご確認ください。

「参加費」とひとくくりにすると、実際には複数の項目が混ざっていることがあります。何を返金の対象に含めるかを、決定と同時に決めておきます。

• 参加費(本体) — 中止なら全額、延期なら振替か返金かを選べるようにする
• 早割・当日券の差額 — 中止の場合は差額精算をせず、実際に支払った金額をそのまま返す
• 懇親会費 — 本編と別建てで集めている場合、懇親会だけ別会場で開催できるかを別に判断する
• 協賛金 — 参加費とは性質が異なるため、返金か次回振替かをスポンサーごとに個別合意する

早割・当日券のように価格が複数ある場合でも、中止時は実際に支払った金額をそのまま返すのが説明として一番シンプルです。「早割で払った人には早割分しか返さない」とすると、早く申し込んだ人が損をする形になり、次回以降の早割申込が敬遠されます。チケット種別の設計は早割・学割チケットの設計にまとめています。

決定を先延ばしにするほど、参加者側の交通・宿泊の手配が進んでしまいます。決まった時点ですぐ、全員に同じ文面で連絡します。

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   決定したら即日、全員に同じ文面で連絡する

   個別に連絡すると内容にばらつきが出ます。メールまたは申込時に使った連絡手段で、全員に一斉送信します。

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   中止・延期の理由と、返金または振替の方針を明記する

   「会場都合により」など理由を書きます。理由を書かないと、問い合わせが個別に来ます。

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   延期の場合は、振替か返金かの希望を一定期限までに確認する

   「◯月◯日までにご返信がない場合は新日程へ振り替えます」のように、無応答時の扱いも先に決めておきます。

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   返金の開始日と、手段ごとの所要日数を伝える

   「◯日以内に、お支払いいただいた方法で返金します」と具体的な日数を示すと、催促の連絡が減ります。

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   返金の記録を1件ずつ残す

   誰にいつ・いくら・どの手段で返したかを記録します。個々の返金手段や手数料の扱いは会費の返金とキャンセル規定と同じ考え方で決められます。

幹事Pay でオンライン集金していた場合、カード決済分は管理画面から返金の操作ができ、幹事が自分の口座から振り込む必要がありません。現金や振込で受け取っていた分は、その手段で個別に返金することになります。参加者ごとに支払い方法が記録されているため、誰をどの手段で返金したかを見落としにくくなります。