カンファレンスで赤字を出さない収支設計 — 損益分岐を先に出す

最初にやるのは費用の分解です。人数に関係なく出ていくお金と人数に比例するお金を混ぜたままだと、何人来れば成り立つのかが出せません。

協賛金は固定費を先に埋める性質の収入です。協賛が決まっているなら、その額を固定費から引いてから損益分岐を出します。扱い方は協賛金と参加費を分けて管理するにまとめました。

計算は1つの式で済みます。固定費から協賛金を引いた額を、参加費から1人あたりの変動費を引いた額で割ります。

出てきた数字を定員と比べます。定員150人に対して損益分岐が132人なら、8割以上埋めないと赤字です。これは相当に厳しい設計なので、会場を変えるか、協賛を増やすか、参加費を上げるかの判断が要ります。

損益分岐の数字は、出して終わりではありません。いつまでに何人集まっていれば良いかという形で運営の判断に使います。

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   会場の解約期限を確認する

   予約時に必ず聞きます。この日が運営にとっての判断の期限になります。

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   その日の目標申込数を決める

   経験上、開催直前に伸びる分を見込んで、解約期限の時点で損益分岐の6〜7割に届いているかを目安にします。初回で実績がないなら、届いていない場合の選択肢を先に用意しておきます。

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   届かないときの手を先に決めておく

   規模を縮小する・会場を変える・懇親会を取りやめる・協賛を追加で探す。当日が近づくほど選べる手は減るので、期限の前に決めます。

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   期限を過ぎたら集客に振り切る

   固定費が確定した後は、1人増えるごとに (参加費 − 変動費) だけ改善します。判断ではなく行動の局面に切り替えます。

会場費の前金が数か月前に出る場合、参加費の入金より先に支払いが来ます。早い段階から参加費を受け取れる設計にしておくと、運営の誰かが長期間立て替える状態を避けられます。幹事Payは参加者ごとに支払い状況を持つので、いま何人分が入金済みかを運営の誰が見ても同じ数字で確認できます。