請求書と領収書の違い — 個人事業主が参加費を受け取るときの使い分け

請求書と領収書のいちばんの違いは、支払いより前に出すか、後に出すかです。この一点を押さえると、あとの違いはすべてつながって見えます。

参加費のように少額かつその場で支払いが完了するケースでは、請求書を省いて領収書だけ発行することが多くなります。請求書が必要になるのは、相手が支払いの前に社内の承認や経理手続きを通す必要がある場合です。

同じ参加費でも、相手が個人か法人の担当者かで求められる書類が変わります。

• 法人の担当者が事前に払う場合 — 社内の支払い稟議に請求書が要る。支払い後に経費計上のための領収書も別途求められることがある
• 個人が自分のお金で払う場合 — 確定申告や勤務先への経費精算のため、支払い後の領収書だけで足りることが多い
• クラウドファンディングや講座の申込サイト経由の支払い — サイト側が発行する明細で足りる場合が多く、主催者が別途発行する必要がないこともある

迷ったときは、申込の時点で「請求書は必要ですか」と一言添えておくと、あとから個別に依頼を受けて慌てることが減ります。

法人の担当者からは、支払い前の請求書と支払い後の領収書の両方を求められることがあります。対応する順番と記載内容を揃えておくと、あとの照合がしやすくなります。

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   請求書を発行する (支払い前)

   宛名・金額・支払期限・振込先(または決済方法)・発行者の氏名または屋号を記載します。あとで領収書と照合できるよう、請求書番号を振っておきます。

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   支払いを受け取る

   請求書に記載した金額と実際の入金額が一致しているか確認します。手数料が差し引かれて着金する決済方法の場合、参加者が払った額と手元に入った額が異なることがあるため、どちらの金額で領収書を発行するか事前に決めておきます。

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   領収書を発行する (支払い後)

   宛名・金額・但し書き(何の代金か)・発行日・発行者を記載します。請求書と同じ案件であることが分かるよう、請求書番号を領収書にも記載しておくと照合がスムーズです。

幹事Pay は参加者ごとに支払いのリンクを発行し、支払い完了時に宛名入りの電子領収書を自動発行します。現金や振込で受け取った分も同じ画面に記録できるため、請求書を別途やり取りした案件でも、支払い状況と領収書の発行履歴を1か所にまとめられます。

「適格請求書(インボイス)」という言葉から、請求書だけがインボイス制度に関係すると誤解されがちですが、適格請求書の要件を満たせば領収書もインボイスとして扱えます。重要なのは書類の名称ではなく、登録番号を含む所定の記載事項が揃っているかどうかです。

自分がインボイス発行事業者として登録しているかどうかで、発行できる書類の性質が変わります。登録の要否や、参加者から適格請求書を求められた場合の対応は、事業の規模や取引の内容によって判断が分かれるため、税理士や所轄の税務署にご確認ください。