送別会の会費、会社はいくら負担する? 会社負担と自己負担の線引き

送別会・歓迎会の会社負担とは、会食の会費のうち福利厚生費や懇親会費として会社が支払う部分のことです。会社が出すかどうかを決められるのは会社であって、幹事ではありません。ここを確認する前に金額を案内すると、後から訂正が必要になります。

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   1. 福利厚生・慶弔規定を確認する

   送別会・歓迎会向けの補助枠があるか、総務や上長に確認します。送別会と歓迎会で規定が分かれている会社もあります。

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   2. 上限額と対象者を確認する

   1人あたりいくらまでか、契約社員や派遣の人を対象に含むかを確認します。ここが曖昧だと、当日に対象外の人が出て気まずくなります。

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   3. 主役 (送別・歓迎される人) の扱いを決める

   送別される側・歓迎される側本人の会費をどうするかは、会社負担の有無とは別に決める必要があります。

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   4. 案内に内訳を書く

   「会費5,000円のうち2,000円は会社負担、3,000円が自己負担です」のように書きます。総額だけだと会社が出していることが参加者に伝わりません。

送別・歓迎される本人の会費を取るかどうかは、会社負担とは別の論点です。この点はすでに別記事で詳しく扱っているので、ここでは要点だけ触れます。

会社負担がある場合、総額ではなく内訳を示すと「払いすぎている」という誤解を避けられます。

会社負担がない場合は、その旨を明記しておくと「会社が出すと思っていた」という問い合わせを減らせます。

• 頻度 — 異動の多い部署ほど、送別会・歓迎会用の予算をあらかじめ確保していることがある
• 対象 — 契約社員・派遣・社外のゲストを対象に含むかどうかは会社によって差が大きい
• 上限 — 役職によって上限額を変える会社もあれば、一律にする会社もある

幹事Pay を使うと、会社負担分を幹事が立て替えた後、自己負担分だけを参加者から集めることもできます。会社負担と参加者負担の内訳を分けたまま記録に残せるため、あとで経理に説明するときも迷いません。