社内ランチ会の費用負担 — 会社が出す分と自己負担の線を先に引く

費用負担は幹事が決めるものではありません。会社が出すかどうかを決められるのは会社なので、まずそこを確認しないと先に進めません。順番を間違えると、集めた後に「経費で落ちるはずだった」となります。

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   1. 会社が出す枠があるかを確認する

   部署の交流費、福利厚生の制度、上長の裁量枠など、使える枠があるかを先に聞きます。枠の有無と上限額が分かるまで、参加者に金額を案内しません。

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   2. 上限額と対象を確認する

   1人あたりいくらまでか、対象は誰までか (派遣・業務委託の人を含むか) を確認します。ここが曖昧だと、当日に対象外の人が出て気まずくなります。

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   3. 差額の扱いを決める

   会社の上限を超えた分を誰が払うのか。参加者が均等に負担するのか、上限内に収まる店に変えるのかを決めます。

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   4. 案内に書く

   「1人1,500円のうち1,000円は部署負担、500円が自己負担です」のように、内訳を書きます。総額だけ書くと、会社が出していることが伝わりません。

社内の飲食費をどの科目で処理するか、税務上どう扱われるかは、会の目的・参加者の範囲・金額によって判断が分かれます。ここは幹事が判断する領域ではありません。勤務先の経理か税理士にご確認ください。

確認するときに、次の5点を揃えておくと話が早く終わります。

• 会の目的 (交流なのか、業務上の打ち合わせなのか)
• 参加者の範囲 (部署全員か、有志か、社外の人を含むか)
• 1人あたりの金額と総額
• 開催の頻度 (単発か、定例か)
• 領収書の宛名と但し書きをどうするか

自己負担が発生する場合、集めるのは差額だけです。金額が小さくなるぶん、取りこぼしが起きやすくなります。社内だと催促しづらいので、記録が残る形にしておきます。

• 金額を百円単位に丸める (端数があると小銭のやりとりが人数分発生する)
• 店では幹事が一括で払い、参加者からは別で回収する
• 誰が払っていないかが分かる状態にしておく (社内ほど言いづらいので、個別に覚えない形にする)
• 会社負担分の領収書と、自己負担分の記録を混ぜない

幹事Payは参加者ごとに支払いのリンクを発行するため、未払いの人だけが名前で分かります。現金で受け取った分も同じ画面に記録できるので、社内で直接渡す人がいても一覧は1つのままです。集め方の基本はランチ会の集金にまとめました。