送別会・歓迎会の会費集金 — 主役の会費はどうする? 幹事が迷うポイント

送別会は異動・退職する人を送り出す会、歓迎会は新しく着任・入社した人を迎える会です。3〜4月の異動シーズンには、送別会と歓迎会を同じ日にまとめて開催するケースも多く見られます。どちらも「主役がいる会」という点が、通常の飲み会や忘年会と大きく違います。

• 送別会 — 主役は会社を離れる (または部署を離れる) 側。会費を免除する慣習が根強い。
• 歓迎会 — 主役はこれから加わる側。まだ給与が発生していない新入社員の場合、会費を免除・減額することが多い。
• 送別会+歓迎会の同時開催 — 主役が2人 (送る人・迎える人) になり、会費構成がさらに複雑になる。

• 主役は会費免除が最も一般的 — 送り出す側・迎える側への配慮として、多くの職場で慣習になっている。
• 免除分は他の参加者で均等に上乗せ — 主役1人分を人数で割って加算すれば、1人あたりの負担増は小さく抑えられる。
• 役職者は多めに負担する運用も — 会社の慣習によっては、上司・先輩がやや多めに払う傾斜配分にすることもある。

「主役は無料、その他は均等」という設計が最も説明しやすく、参加者からの納得も得やすい方法です。 傾斜配分をつけたい場合も、計算自体は割り勘計算機で一人あたりの金額を先に出しておくと案内がスムーズになります。

参加人数が少ない部署単位の送別会なら会費に含めるだけで十分ですが、部署をまたぐ大人数の送別会では、参加できない人からもカンパを募れる「別カンパ方式」の方が主役への気持ちを広く集めやすくなります。どちらの方式でも、「花束・色紙代にいくら使うか」を事前に決めておくと、当日の会計がスムーズです。

送る人と迎える人を同じ日にまとめて開催する場合、主役が2人になるため、免除の考え方も2人分になります。 送別対象者・歓迎対象者それぞれを会費免除にし、残りの参加者で均等に負担するのが基本の設計です。

• 主役2人分を免除し、残り人数で均等に負担 — 送別会単独より1人あたりの上乗せはやや大きくなる。
• 花束・色紙は送別対象・歓迎対象それぞれに用意 — 1つにまとめず、2人分を別々に準備するのが無難。
• 案内文で「誰が主役か」を明記 — 参加者が初見のメンバーも多い会になりやすいため、案内の段階で誰の会かを分かりやすく伝える。

送別会・歓迎会は、異動・退職という事情から参加しにくい人がいる会でもあります。日程が合わない、退職者との関係が薄いなどの理由で欠席する人に、会費だけ求めるような伝え方にならないよう配慮が必要です。会費のお願いと同時に「欠席の場合はカンパのみでも歓迎です」など、参加を強制しない一文を添えるのがおすすめです。

幹事Pay なら、主役を無料にした傾斜配分の会費でも、参加者ごとの支払いURLを個別に発行できます。参加者は会員登録不要で、Apple Pay / Google Pay / クレジットカード / PayPay / 銀行振込から支払い方法を選べ、花束・色紙代のカンパを別枠で集める運用もそのまま管理できます。Free プラン ¥0/月・決済は月60件まで無料、PayPay・銀行振込・現金記録は手数料0円です。