交流会の当日受付を詰まらせない設計 — 60人を10分で通す

受付が詰まるとき、原因は漠然と「人が多いから」ではありません。特定の1工程が遅いだけです。切り分けると4つに絞られます。

このうち参加費の授受と名札の手書きが二大要因です。どちらも「当日やる作業」を「事前に終わらせる作業」に移せます。

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   1. 名札を事前に印刷しておく

   事前決済が済んでいる人の名札は、名前と会社名を印刷して五十音順に並べておきます。来場者は自分の名札を探して取るだけになり、受付スタッフの手が空きます。当日枠の人の分だけ白紙を用意します。

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   2. 参加費の授受を受付から外す

   事前決済に寄せると、受付でお金が動きません。現金が動く列は必ず遅くなるので、当日枠は別の場所・別の担当に分けます。

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   3. 名簿を五十音順にする

   申込順のリストは探せません。五十音順の紙か、名前で検索できる画面のどちらかにします。紙の場合は「あ〜さ」「た〜わ」で2枚に分けると、2人で並行して探せます。

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   4. 領収書を受付で出さない

   宛名をその場で聞くと、1人で1分近くかかることがあります。申し込み時に宛名を聞いておくか、後日送付にして受付から切り離します。

幹事Payは参加者ごとに支払い状況を持つので、受付では名前を見るだけで支払い済みか分かります。当日枠で現金を受け取った分も同じ画面に記録できるため、受付が終わった時点で名簿と入金が一致します。事前決済と当日枠の分け方は異業種交流会の参加費の集め方にまとめました。

受付に人を増やせば速くなるわけではありません。1つの机に2人以上置くと、かえって名簿の奪い合いになります。役割で分けます。

• 受付A (事前決済の列) — 名前を確認して名札を渡すだけ。ここが主線
• 受付B (当日枠・質問対応) — 現金の授受、名札の記入、遅れて来た人の対応
• 会場内の案内役 — 受付を通った人を席や立ち位置へ誘導する。ここが無いと受付前が滞留する

3人目の「案内役」は忘れられがちですが、効果が大きい配置です。受付を通った人がその場に立ち止まると、後ろの列が物理的に進みません。