退職する人へのお祝い金・プレゼント代を集金する — 送別会とは別に集める理由

送別会を開く場合、会食にかかる費用(会費)と、本人への贈り物にあてるお金(お祝い金・プレゼント代)は、別の集金として進めるのが基本です。会費に上乗せして一緒に集めてしまうと、「会食には参加しないが贈り物だけ出したい人」「会食には参加するが贈り物は辞退したい人」への対応がしづらくなります。

退職は異動と違い、社内に残らないことが決まっているため、「声をかける範囲」を広げすぎると窓口の取りまとめ負担が大きくなります。業務上の関わりの深さを基準に範囲を決めておくと、声のかけ方に迷いません。

• 同じ部署・チームのメンバーに声をかける — 日常的に業務で関わっていた場合に向く、最も一般的な範囲。
• 関わりのあった他部署にも範囲を広げる — 長く在籍していた人や、複数部署と連携していた人の退職で使われる。
• 親しいメンバーのみに絞る — 契約期間が短い、関わりが限定的だった場合に向く。

退職のお祝い金は、現金として渡す場合と、花束や品物を贈る場合とに分かれます。どちらが適切かは会社や部署の慣習によって差が大きく、一律の正解はありません。過去の対応や会社の規定があれば、それに合わせるのが基本です。決まっていない場合は、総務・人事に確認するか、同じ立場の同僚と相談して揃えるのが無難です。

退職のお祝い金は、送別会の案内と別の連絡として出すことで、「会食には参加できないが贈り物だけ協力したい」という人にも伝わりやすくなります。会費の案内文で使う5要素(対象・金額・方法・期限・窓口)の考え方は集金案内文テンプレ集と共通する部分が多く、文面を整えるときの参考になります。

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   件名の例

   「【ご協力のお願い】〇〇さんへのお祝い品について」

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   本文の例

   「〇〇さんが◯月◯日付で退職されます。これまでの感謝を込めて、部署一同からお祝いの品をお渡ししたいと考えています。ご協力いただける方は、◯月◯日までに〇〇までお知らせください。送別会とは別の集金となりますので、ご都合に応じてご判断ください。」

• 代表者名、または「〇〇部一同」のように連名にするかを先に決める
• 中袋や台紙に、誰がいくら出したかの一覧を入れておくと、本人が後でお礼を伝える際の確認がしやすくなる
• 渡すタイミング(最終出社日の終業前、送別会の最後など)を窓口の担当者が決めておく
• 祝儀袋の表書きが分からない場合は、文具店や詳しい人に確認する

誰がいくら出したかの記録は、本人がお礼を伝える際の確認用途だけでなく、次に同じような場面が発生したときの参考にもなります。口頭やメモだけで済ませず、一覧として残しておくことをおすすめします。

退職のお祝い金は現金や振込でやり取りする方が馴染みやすいと感じる職場が多いため、カード決済のリンクを送るような集め方は不釣り合いに見えることがあります。幹事Pay を使う場合も、銀行振込や現金受け取りの記録機能を中心に使うと違和感が少なくなります。参加者ごとの入金状況を一覧で確認でき、現金・銀行振込はいずれも手数料0円で記録できます。