納会の会費集金ガイド — 「経費? 会費制?」の整理から当日運営まで

納会は、仕事納めの日 (12月末) や期末 (3月末) に社内で締めくくりとして開かれる行事です。オフィスで軽食を囲む形式から、居酒屋・レストランでの宴会形式までさまざまですが、幹事実務の分かれ道は形式ではなく「費用を誰が払うか」にあります。

実務上いちばん多い悩みどころは「一部補助+会費制」です。このパターンは、補助額を引いた残りを会費として設定し、参加者からは事前徴収する——と決めてしまえば、全額会費制と同じ段取りで回せます。

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   会費と締切を決めて案内する

   社内メール・チャットに支払いURLを載せ、出欠回答と同時に支払ってもらいます。参加者は会員登録不要で、カード / Apple Pay / Google Pay / PayPay / 銀行振込から選べます。

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   支払い状況を一覧で確認

   「誰が支払い済みか」が自動で一覧化されるため、名簿との突き合わせは不要。未払いの人にだけ締切前に声をかけます。

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   当日は幹事がまとめて支払うだけ

   参加者の支払いは事前に完了しているので、当日はお店への支払い1回だけ。現金で払いたい人がいれば受け取って「現金受領済み」として記録します。

納会は会社関係の行事だけに「自分の分を経費精算したい」という参加者が一定数います。現金集金ではここで手書き領収書の手間が発生しますが、幹事Pay では支払い完了時に参加者ごとの宛名入り電子領収書 (割り勘領収書) が自動発行されます。

「割り勘領収書」は、お店が発行した領収書の支払額を参加者ごとの按分金額で分配する仕組みで、お店がインボイス事業者であれば按分明細を適格請求書として経費精算に利用できます (お店がインボイス事業者でない場合は適格請求書には該当しません)。

幹事Pay は Free プラン ¥0/月から使え、決済は月60件まで無料。PayPay・銀行振込・現金記録は手数料0円です。集めた会費はサービスを経由せず幹事 (会社側の担当者) の口座へ直接支払われ、幹事Pay が資金を預かることはありません。12月の納会と忘年会を別イベントとして並行管理することもできます。