交流会の参加費はいくらにするか — 原価から逆算して決める

参加費を決める前に、人数に関係なく出ていくお金と人数に比例するお金を分けます。ここを混ぜると、何人来れば成り立つのかが分からなくなります。

予備費を最初から入れておくのが要点です。当日の買い出しや、備品が足りなくて急遽買ったもので、締めてみると数千円ずれます。これを毎回主催者が被ると続きません。

定員で割ると満席が前提になります。実際には満席にならない回のほうが多いので、この人数までなら赤字にならないという水準で割ります。

計算は次の形です。固定費と予備費を最低保証人数で割り、1人あたりの変動費を足します。

最低保証人数は、過去の参加実績のうち少ないほうから2〜3回目を取ると現実的です。初回で実績がないなら定員の6割を目安にし、2〜3回開いてから見直します。同じ考え方は勉強会・もくもく会の会費集金でも使えます。

参加費は原価を賄うためだけのものではなく、誰が来るかを決める装置でもあります。安くすれば人は増えますが、会の目的に合わない人も増えます。

• 無料〜1,000円 — 人は集まるが無断欠席が増える。席数に限りがある会場では読みにくい
• 2,000〜4,000円 — 飲食つきの交流会で最も一般的な帯。参加の意思が固い人が残る
• 5,000円以上 — 目的がはっきりしている人だけになる。会の内容で説明できることが前提

値上げをするときは、金額より先に何が変わるかを書きます。「会場を変えた」「軽食を増やした」のように、参加者が受け取るものの違いが示せないと、同じ会が高くなっただけに見えます。

幹事Payは前回の設定 (件名・金額・参加者) を複製して次回の募集を作れるので、価格を変えた回だけ金額を直せば済みます。回ごとの入金も1つの画面に残るため、何人で成り立ったかを後から確認できます。詳しい集め方は異業種交流会の参加費の集め方にまとめました。