部活・クラスの打ち上げの会費集金 — 高校生・大学生の幹事が迷わない決め方

• 会社負担が無く、全額を参加者の会費でまかなう
• 学年やお小遣いの額によって、無理のない金額の感覚が違う
• 現金でのやり取りが中心になりやすく、お釣りの準備が必要になる

打ち上げの会費制とは、お店での飲食代を参加者全員で分担して支払う仕組みのことです。会社の打ち上げであれば会社補助や経費精算がありますが、学生の打ち上げは基本的に全額が参加者の会費です。まずこの前提を踏まえて、金額と集め方を決めていきます。

会費の決め方で迷わないコツは、「なんとなくの相場」で決めず、お店の予算から逆算することです。お店の予算 (飲食代の合計) を人数で割り、そこに会場までの交通費や多めに頼むドリンク代などの余裕分を少し加えます。

当日に現金で集める方法は手軽ですが、お釣りの準備やレジでの待ち時間が発生します。事前にオンラインで集めておくと、当日は受付と着席だけで済みます。

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   人数と予算を確定する

   お店への予約人数が固まった時点で、1人あたりの会費を決めます。

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   案内と一緒に集金方法を伝える

   現金で集める場合は「お釣りの出ない金額をお願いします」と添えると、当日の手間が減ります。

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   欠席・遅刻の扱いを先に決めておく

   直前の欠席が出やすい集まりなので、キャンセルの扱いをあらかじめ決めておきます。

幹事Pay を使うと、事前にオンラインで会費を受け取っておきつつ、現金で払いたい人の分も同じ記録に残せます。学生同士でも、登録なしでURLを開くだけで支払えるため、全員にアプリのインストールを求める必要もありません。

直前の欠席や、急な追加参加は学生の集まりでは珍しくありません。あらかじめルールを決めておくと、その場で揉めずに対応できます。

• お店への人数連絡後の欠席は、会費を返さない (キャンセル料が発生するため) と決めておく
• 直前の追加参加は、お店に入れる人数次第で受け入れるかを幹事が判断する
• 会費が余った場合は、次回の打ち上げに繰り越すか、その場で均等に返すかを決めておく